Poplavljena dokumentacija v podjetju je lahko poslovna, kadrovska ali računovodska. In vsaka predstavlja problem v poslovanju podjetja. Poplave so nepredvidljive nesreče, ki že tako povzročijo ogromno materialno škodo, dodatno pa tudi v obliki uničene poslovne dokumentacije. Za podjetja in samostojne podjetnike je izguba take dokumentacije lahko katastrofalna, zlasti če gre za računovodsko in davčno dokumentacijo. V tem članku vam ponujamo rešitve, kako ukrepati, če je vaša dokumentacija postala žrtev poplav. Za pomoč pri razreševanju situacije zaradi poplavljene dokumentacije smo vam na voljo na 01/600-1530 ali na data@data.si.
Ustanovite svoje podjetje danes!
Oblikovanje verodostojnega dokazila o škodi
Prvi korak po nesreči je poročilo o nastali škodi. Kot poudarjajo pri FURS, je za verodostojnost najbolje, da tak dokument sestavi nepristranska tretja oseba, kot je zavarovalni agent ali komisija za popis škode. Ključno je, da iz tega dokumenta jasno izhaja, da je bila vaša dokumentacija zaradi poplav poškodovana ali uničena.
Dokazovanja izgube poplavljene dokumentacije se lotite takole:
- Dokazne dokumente o poplavljeni dokumentaciji je najbolje pripraviti s pomočjo nepristranske tretje osebe ali komisije za oceno škode.
- Pripravite popis izgubljenih dokumentov. Ocenite, kateri so ključni za dokazovanje finančnega stanja in davčnih obveznosti.
- Iz dokumentacije mora biti jasno, da je bila le-ta poškodovana v poplavi. Dodajte slike poplavljenih prostorov, poročila o nesreči in druge dokaze, ki podkrepijo trditev o izgubi.
Popoldanski s.p. lahko odprete le ob redni zaposlitvi!
Obnova uničene poplavljene dokumentacije
Kljub temu, da podjetje dokaže, da je bila poplavljena dokumentacija uničena, je primorano narediti vse, da izgubljeno dokumentacijo obnovi.
Ponovne pridobitve izgubljenih informacij se lotite takole:
- Poskusite pridobiti kopije dokumentov od partnerjev, kot so dobavitelji in kupci.
- Preverite morebitne digitalne kopije, e-pošto in druge sledi komunikacije za dokaze o finančnih transakcijah.
- Podatki iz komunikacije z davčnim organom so dostopni na eDavkih. Za davčno potrjene račune je podatke možno pridobiti preko spletne storitve eDavki. Vstopite v eDavke in sledite navodilom za pridobitev teh podatkov.
Zavedajte se, da je ob takšnih dogodkih ključno hitro ukrepati, biti proaktiven in izkoristiti vse možne vire za obnovo izgubljene dokumentacije.
Poplavljena dokumentacija – ali morate o tem obvestiti FURS?
Čeprav ob uničenju dokumentacije zakon ne zahteva takojšnjega obveščanja FURS, je priporočljivo, da o takem dogodku obvestite pristojni finančni urad preko eDavkov.
Poplavljena dokumentacija in davčne obveznosti
Za davčne zavezance je eden izmed najhujših scenarijev izguba celotne dokumentacije, računalniških sistemov in zaloge blaga. Kako torej pristopiti k reševanju takšne situacije, še posebej, ko gre za oddajo davčnega obračuna DDV?
V primeru, da davčni zavezanec zaradi poplavljene dokumentacije ne more pravočasno predložiti obračuna davka ali davčne napovedi, Zakon o davčnem postopku omogoča podajo predloga za predložitev teh dokumentov po izteku predpisanega roka. Ključno je, da se o takem zahtevku pravočasno obvesti pristojne organe.
Ustanovite d.o.o. hitro in brezplačno!
Oddaja obračuna DDV po poplavi
Tudi v primeru izrednih razmer, kot so poplave, rok za predložitev obračuna DDV-O ni prestavljen. Vendar pa imajo davčni zavezanci, ki ne morejo predložiti obračuna v zakonskem roku, dve možnosti:
- Predložitev obračuna DDV-O na podlagi samoprijave, skladno z 88.c členom ZDDV-1.
- Predložitev davčnega obračuna po izteku roka, v skladu s 52. členom ZDavP-2.
Uporaba obeh možnosti omogoča zavezancem, da se izognejo kazenskim sankcijam. Tisti, ki predložijo obračun DDV po 52. členu ZDavP-2, pa morajo to storiti v treh mesecih od zakonskega roka za predložitev.
Nepopolna ali izgubljena poplavljena dokumentacija
Davčni zavezanci, ki ne razpolagajo s popolnimi podatki, lahko predložijo obračun DDV s posebno prilogo, ki opozarja na nepopolnost podatkov. Tak obračun lahko kasneje, ob pridobitvi dodatnih podatkov, dopolnijo. Na podlagi 88.b člena ZDDV-1 je možno popravke napak iz preteklih davčnih obdobij vključiti v tekoči obračun DDV.
izobraževanje
Varstvo in zdravje pri delu
Kako hraniti dokumentacijo? Kateri so varnostni ukrepi, ki jih lahko vzpostavite v podjetju? Kaj moram vedeti o zaščiti in varnosti podatkov ter dokumentacije? Prijavite se na izobraževanje!
Več informacijKako v prihodnje hraniti poslovno dokumentacijo?
Če je bila poplavljena dokumentacija klic za pravilno hrambo podatkov, potem se tega v prihodnosti lotite takole:
- Priporočljivo je hraniti elektronske kopije fizičnih dokumentov.
- Ne pozabite redno izdelovati varnostnih kopij.
- Upoštevajte 38. člen Zakona o davčnem postopku, ki govori o zaščiti in varnosti shranjenih podatkov.
- Ustrezno hrambo dokumentacije ureja tudi Slovenski računovodski standardi v pravilih skrbnega računovodenja in Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).
Poplave so nepredvidljive in lahko povzročijo ogromno škodo. Vendar s pravimi koraki lahko vsaj delno olajšate posledice za vaše poslovanje in zagotovite, da je vaša poplavljena dokumentacija čim hitreje obnovljena in pripravljena za nadaljnje poslovanje.
Izberite zanesljiv računovodski servis!
Pri razreševanju nastale situacije zaradi poplavljene dokumentacije vam lahko pomagajo naši svetovalci podjetja DATA. Imamo dolgoletne praktične izkušnje pri delu in svetovanju podjetnikom. Pišite nam za individualno obravnavo na data@data.si ali nas pokličite na 01/600-1530.
Ostanite na tekočem: Prijavite se na e-novice
Sledite nam tudi na Facebooku ali LinkedInu in ostanite na tekočem z najnovejšimi informacijami za podjetnike.
