Hramba poslovne dokumentacije je zakonska obveznost vseh poslovnih subjektov v Sloveniji. Vsako podjetje, samostojni podjetnik ali organizacija mora zagotoviti, da je poslovna dokumentacija hranjena na pravilen način in za zakonsko določeno obdobje. V nadaljevanju boste izvedeli ključne informacije o trajanju hrambe in zakonodajnih zahtevah. Na podjetju DATA vam lahko svetujemo glede priprave internih aktov za pravilno ureditev hrambe poslovne dokumentacije. Kontaktirajte nas na 01 600 15 30 ali nam pišite na data@data.si ter se dogovorite za brezplačen termin registracije.
Termin za registracijo podjetja
Hramba poslovne dokumentacije kot zakonska obveznost
Hramba poslovne dokumentacije temelji na več zakonih, predvsem Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD-1), Zakonu o davčnem postopku (ZDavP-2) in Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). ZGD-1 določa, da je trajna hramba obvezna za:
- poslovne knjige (glavna in pomožne knjige),
- računovodske izkaze,
- poslovna poročila.
Za knjigovodske listine (računi, pogodbe, obračuni ipd.) roke hrambe določa podjetje samo v svojih internih aktih, pri tem pa mora upoštevati tudi druge relevantne predpise.
Posebnosti za samostojne podjetnike
Za samostojne podjetnike velja dodatno pravilo po Slovenskih računovodskih standardih (SRS 2024), da morajo zagotoviti hramba poslovne dokumentacije še 10 let po prenehanju opravljanja dejavnosti. Enako velja tudi za vse sklepe, sprejete v času poslovanja.
Hramba poslovne dokumentacije pri zavezancih za DDV
Zavezanci za DDV morajo hraniti račune, vključene v obračun DDV, 10 let po izteku leta, na katerega se nanašajo. Poseben režim velja za transakcije z nepremičninami, kjer je hramba poslovne dokumentacije obvezna kar 20 let. Tudi tukaj velja načelo, da mora biti dokumentacija na voljo davčnemu organu do poteka absolutnega zastaralnega roka.
Kaj določa Zakon o davčnem postopku glede hrambe dokumentacije
ZDavP-2 določa, da morajo zavezanci hraniti dokumentacijo do poteka absolutnega zastaralnega roka za izterjavo davka, kar običajno pomeni 10 let. V primeru poslovanja z nepremičninami pa velja rok 20 let. Pomembno je, da podjetja te roke natančno poznajo in jih vključijo v svoje interne pravilnike.
Hramba poslovne dokumentacije v elektronski obliki – kaj je dovoljeno?
Vse več podjetij se odloča za elektronsko hrambo. Ta je zakonita, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
- podatki morajo biti dostopni in uporabni ves čas zakonsko določenega obdobja;
- dokumenti morajo ostati v izvirni obliki, kot so bili prejeti ali poslani;
- iz vsakega dokumenta mora biti jasno, kdo je pošiljatelj, prejemnik in čas komunikacije;
- mora biti zagotovljena nepovratnost sprememb in brisanja podatkov.
Neupoštevanje teh zahtev lahko vodi do težav v davčnih postopkih in visokih glob.
Hramba poslovne dokumentacije in notranji akti podjetja
Vsako podjetje mora z internimi pravilniki določiti:
- način hrambe (papirno ali elektronsko),
- roke hrambe glede na vrste dokumentov,
- odgovorne osebe za hrambo.
Takšna ureditev ni zgolj priporočljiva, temveč nujna za skladnost z zakonodajo.
Pregled zakonsko določenih rokov za hrambo
| Vrsta dokumentacije | Minimalni rok hrambe |
|---|---|
| Poslovne knjige, bilance, poročila | Trajno |
| Knjigovodske listine | Po notranjih aktih, min. 10 let |
| Dokumenti za obračun DDV | 10 let |
| Dokumentacija za transakcije z nepremičninami | 20 let |
| Dokumentacija po prenehanju dejavnosti SP | 10 let po zaprtju |
Visoke globe ob neustrezni hrambi poslovne dokumentacije
Če hramba poslovne dokumentacije ni ustrezno zagotovljena, zakonodaja predvideva visoke globe:
- Za samostojne podjetnike od 800 do 4.000 evrov.
- Za pravne osebe in odgovorne osebe v podjetju pa do 75.000 evrov.
Zato je pravilno urejena hramba poslovne dokumentacije ključnega pomena za vsako podjetje.
Potrebujete pomoč pri urejanju hrambe dokumentacije?
Pri DATA vam lahko pomagamo z izdelavo internih aktov za hrambo poslovne dokumentacije, svetujemo glede rokov hrambe in organizacije dokumentacije v papirni ali elektronski obliki. Za termin plačljivega svetovanja nas kontaktirajte nas na 01 600 15 30 ali nam pišite na data@data.si.
Ustanavljate podjetje (s.p. ali d.o.o.) in imate dileme? Obrnite se na DATINE podjetniške, davčne, računovodske ali pravne svetovalce! Za termin plačljivega strokovnega svetovanja nas lahko kontaktirate na 01 600 15 30 ali na data@data.si.