Go to Top

Kadrovske evidence – obvezne in smiselne

Ima vaše podjetje vsaj tri zaposlene? Potem so kadrovske evidence področje, ki mu morate posvetiti posebno pozornost.

Poleg tega, da so posamezne kadrovske evidence v podjetju obvezne, je njihovo vodenje tudi zelo smiselno. Obvezno je zaradi zakonskih določil ter vzpostavitve varnosti kadrovanja in poslovanja. Smiselno pa zato, ker poenostavi operativne kadrovske postopke.

Globe za pravno osebo ali podjetnika posameznika, ki stori prekršek v zvezi z vodenjem, hrambo in posodabljanjem predpisanih evidenc, znašajo od 1.251,88 evra do 4.172,93 evra. Kaznuje se tudi odgovorna oseba kršitelja, in sicer z globo v višini od 208,59 evra do 415,54 evra.

Kadrovske evidence so samo eno od področij, na katerem vas Data suvereno vodi skozi pasti podjetništva. Vabimo vas k udeležbi na brezplačnih izobraževanjih, na katerih se boste že pred ustanovitvijo podjetja veliko naučili o podjetništvu. Na VEM točki Data lahko brezplačno in enostavno odprete s.p. ali d.o.o., v nadaljevanju podjetniške poti pa vam stojimo ob strani tudi z zanesljivimi računovodskimi storitvami in podjetniškim svetovanjem.

Ste sveži podjetnik brez izkušenj z vodenjem poslov? Ali veste kakšne so vaše nove obveznosti? Znate izstaviti račun?

Pri vodenju evidenc mora delodajalec spoštovati določila Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) in Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Slednji podrobno določa način vodenja in seznam evidenc, ki jih mora o delavcih voditi delodajalec, in katere podatke morajo te evidence vsebovati. Vsak delodajalec je v skladu z ZEPDSV dolžan skrbeti za in voditi številne podatke, povezane z zaposlenimi.

kadrovske evidenceZakonodaja zahteva

Na področju dela in socialne varnosti morajo delodajalci v skladu z 12. členom ZEPDSV voditi naslednje kadrovske evidence:

  1. evidenca o zaposlenih,
  2. evidenca o stroških dela,
  3. evidenca o izrabi delovnega časa,
  4. evidenca o oblikah reševanja kolektivnih sporov.

Pravniki podjetja Data na podlagi dolgoletnih izkušenj priporočamo še vodenje evidenc o izobraževanju delavcev, delovni uspešnosti, razvojnih ukrepih delavcev, sodelovanju na projektih ter o kandidatih za zaposlitev.

Naročite se na naše e-novice, da ne zamudite zanimivih zgodb in korsitnih podjetniških nasvetov!

Vzpostavitev varnosti kadrovanja in poslovanja

Delodajalec mora poleg vodenja predpisanih evidenc zagotavljati tudi zgodovino sprememb podatkov, posodabljati evidence in jih hraniti skladno z zakonskimi določili. Nekatere dokumente je potrebno hraniti trajno, tudi po prenehanju delovnega razmerja. Ob prenehanju delodajalca hrambo prevzame Arhiv RS.

Delavec ima kadarkoli pravico do vpogleda v katalog zbirke osebnih podatkov in lahko zahteva prepis, popravek ali dopolnitev. Zaradi zaščite delavca je nujno vzpostaviti sistem varstva teh podatkov, predvsem na podlagi Splošne uredbe EU o varstvu osebnih podatkov – (General Data Protection Regulation – GDPR).

Veste, da morate osebne podatke delavcev (in kandidatov), za zbiranje katerih ni več zakonske podlage, takoj izbrisati in nehati uporabljati? Kaj pa, da zaradi varovanja osebnih podatkov ni dovoljeno shranjevanje fotokopij osebnih dokumentov? Vabljeni na brezplačno izobraževanje o GDPR, na katerem razložimo, kako splošna uredba o varstvu osebnih podatkov na novo definira odnos podjetij do varstva osebnih podatkov.

Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov - GDPR

Poenostavitev operativnih kadrovskih postopkov

Kadrovske evidence olajšajo poslovanje, saj od vas zahtevajo red in organiziranost in vam tako, če ne drugega, prihranijo veliko časa, ko izpolnjujete svoje obveznosti. Poleg tega je ažurna in celovita kadrovska evidenca s pripadajočo dokumentacijo na enem mestu osnoven pogoj za učinkovito delo kadrovske službe. Vsem delodajalcem torej svetujemo, da vnaprej pripravijo potrebne obrazce in forme, ki jih je treba izpolnjevati, kjer to zahteva zakonodaja. Ostale pa pripravimo zato, da imamo vse organizirano in pri roki, ko je potrebno.

Najpogostejše kršitve in sankcije

Nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela. Kršitve delovne zakonodaje so pogoste, zato prihaja tudi do več prijav kršitev na delovni inšpektorat. Na podlagi prijav opravijo delovni inšpektorji nenapovedani inšpekcijski pregled v prostorih delodajalca ter razgovor s poslovodstvom in kadrovsko službo.

Velikokrat je predmet prijave povezan s kršitvami pravic delavcev. To so najpogosteje neizplačila osebnih dohodkov zaposlenim in kršitve v povezavi z delovnim časom. Pri prijavah so inšpektorji ob opravljanju nadzora in pregledu dokumentacije v podjetju posebej pozorni na evidenco delodajalca o delovnem času.

Pripravila: pravna služba podjetja Data

Dodajte svoj komentar

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja