Personalna mapa delavcev – kako jo urediti?

Personalna mapa delavcev – delodajalci, ki prvič zaposlujete in delodajalci, ki še nimate urejenih personalnih map za svoje zaposlene, predlagamo, da si to čim prej uredite. Za pomoč se lahko obrnete na naše pravne strokovnjake.

Informativni izračun dohodnine

Personalna mapa delavcev – zakaj jo je priporočljivo urediti?

Personalna mapa delavcev združuje na enem mestu vse potrebne podatke o zaposlenih. V njej se vodijo vsi podatki, ki so pomembni za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Na ta način boste ravnali ne le v skladu z zakonodajo, ki ureja to področje, temveč boste imeli pregledno evidenco o vsakem zaposlenem. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) natančno določa, katere evidence je potrebno voditi in katere podatke mora v evidence vpisovati delodajalec. To je obveznost vsakega delodajalca. V kolikor delodajalec ne vodi obveznih evidenc in ne vpisuje obvezne podatke v evidence v skladu z ZEPDSV, ga lahko doleti kazen:

• Pravna oseba: globa od 1.251,88 do 4.172,93 EUR
• Odgovorna oseba pravne osebe: globa od 208,59 do 415,54 EUR

Personalna mapa delavcev – kako jo urediti?

Personalna mapa delavcev nima predpisane oblike, zato se lahko sami odločite na kakšen način jo boste oblikovali oziroma vodili. Kaj vse je priporočljivo voditi v personalni mapi ter kaj je obvezno (v skladu z ZEPDSV), pa si preberite v nadaljevanju članka:

Priporočamo, da je personalna mapa delavcev razvrščena v več vložnih podmap, in sicer:

1. Personalna mapa delavcev – dokumenti pred zaposlitvijo:

• Prijava potrebe po delavcu
• Prošnja zaposlenega ter življenjepis (npr. razna dokazila o usposobljenosti kandidata, kot so diplome, spričevala, priporočila,…)
• Kopija potrdila o izobrazbi
• Izpis o obdobjih zavarovanja zaposlenega
• Obrazec ER-28 (in Potrdilo nekdanjega delodajalca o koriščenju letnega dopusta in izplačilu regresa; slednje ni več obvezno, je pa priporočljivo)
• Izjava o posredovanju osebnih podatkov
• Kopija potrdila o višini prevoza na delo in izjava zaposlenega
• Izjava zaposlenega o seznanjenosti z internimi akti družbe (vsak akt svoj podpis in datum)

Bi se radi podali v svet podjetništva? Ustanovitev podjetja je pri nas povsem preprosta.

2. Personalna mapa delavcev – dokumenti povezani s pogodbo o zaposlitvi ter obvezne izjave:

• Predlog pogodbe o zaposlitvi (podatke o delavcu, ki so taksativno našteti v 13. členu ZEPDSV) in izjava o prevzemu predloga pogodbe
• Podpisana pogodba o zaposlitvi (podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi, ki so taksativno našteti v 13. členu ZEPDSV) in izjava o prevzemu enega izvoda pogodbe o zaposlitvi
• Prijava v obvezna socialna zavarovanja (M-1) in izjava o prejemu kopije prijave
• Evidenca o delovnem dovoljenju, v kolikor gre za zaposlovanje tujca (podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci), ki so taksativno našteti v 13. členu ZEPDSV)
• Aneksi

3. Personalna mapa delavcev – ostali dokumenti povezani z delovnim razmerjem:

• Potrdilo o opravljenem usposabljanju iz varnosti in zdravja pri delu in požarne varnosti
• Potrdilo o opravljenem zdravstvenem pregledu
• Obvestila o priznanju pravice do porodniškega dopusta ter za nego in varstvo otroka
• Odločba ZZZS, ZPIZ (npr. morebitne odločbe invalidskih komisij ipd.)
• Obvestila o dolžini letnega dopusta za posamezno koledarsko leto
• Odreditev nadurnega dela
• Druge izjave, soglasja, obvestila

4. Personalna mapa delavcev – karierna mapa:

• Poročilo o rezultatih psihometričnih testov
• Testi strokovnih znanj
• Ocene kompetenc
• Poročilo o letnem razgovoru
• Pogodbe ter potrdila o usposabljanjih in izobraževanjih

Posebej velja opozoriti še, da zaradi varovanja osebnih podatkov ni dovoljeno shranjevanje fotokopij osebnih dokumentov (npr. osebna izkaznica, potni list, davčna številka, kopija bančne kartice itd.).