E pošta predstavlja vpogled v profesionalnost poslovnega partnerja
E pošta je postala del našega vsakdana, zato je pomembno, da imamo potrebna znanja in veščine, da smo pri delu z njo učinkoviti. In prav detajli so tisti, ki dajejo vtis profesionalnosti, zato mora vsa komunikacija preko e pošte slediti določenim pravilom obnašanja in nenapisanim normam. To je še toliko bolj pomembno pri komunikaciji med podjetniki in pa pri pogovorih, ki bodo vplivali na našo poklicno prihodnost, kot npr. pri dogovorih za sklenitev pogodbe o zaposlitvi.
Katere so največje napake pri komunikaciji prek e pošte?
Potrebujete zanesljivo računovodstvo?
Sabina Dimnik, Data
- Razni »emotikoni« in smajliji se uporabljajo zgolj v neformalnih e-sporočilih, zato jih v formalno komunikacijo ni primerno vključevati.
- Kakršnokoli kritiko je vedno bolje izreči osebno in ne prek e pošte.
- Zaželeno je, da na vsako poslovno sporočilo odgovorite v najkrajšem možnem času, neodzivnost je pri poslovni komunikaciji neprofesionalna.
- Zatipki, slovnične napake, manjkajoče besede ali celo mail poslan napačni osebi.
- Informacije morajo vedno biti podane jasno, dvoumnih informacij se izogibajte.
Kaj mora e pošta nujno vsebovati
Vsaka napisana e pošta mora vsebovati uvodni pozdrav in končni podpis. Potrudite se, da pravilno zapišete imena in priimke prejemnikov ter pri tem pazite na velike in male začetnice.
Pri pisanju e pošte bodite kratki in učinkoviti ter izključite vse nepotrebne osebne podatke, tudi iz podpisa. Priporočeno je, da uporabljate kar standardiziran podpis, ki vključuje le vaše osnovne podatke. Pri pomembnejši komunikaciji pa se seveda lahko uporabi tudi elektronski podpis, ki potrjuje vašo identiteto.
Vedno na e pošto odgovorite le pošiljatelju. Ostalim prejemnikom e pošte pa samo v primeru, da je odgovor relevanten tudi zanje. Pri odgovarjanju se vedno držite pravil poslovnega bontona.
Regres – koliko in do kdaj izplačilo v letu 2021
E pošta – bodite pozorni na phishing
Spletni goljufi želijo s pomočjo lažnih elektronskih sporočil od vas pridobiti osebne podatke, kot so številke kreditnih kartic, uporabniška imena in gesla, digitalna potrdila in ostale osebne podatke. E pošta je še posebej izpostavljena tovrstnim napadom v zasebnost.
Zaščitite se lahko tako, da ste pri odpiranju e pošte bolj pozorni na vir pošte in tako hitreje prepoznate sporočila, ki so namenjena phishingu. Vedno preverite, ali se nahajate na pravi spletni strani in ne klikajte na povezave, ki delujejo kot povezava do spletne banke. Predvsem pa poskrbite za varnost vašega računalniškega sistema.
Želim se prijaviti na e-novice
E pošta v primeru prenehanja delovnega razmerja
E pošta zaposlenega, s katerim zaključite delovno razmerje, mora biti onesposobljena. Delavec, ki odhaja, pa mora imeti možnost, da iz e pošte zbriše vsa sporočila ali dokumente zasebne narave. Splošna uredba o varstvu podatkov sicer varuje le podatke o pošiljatelju, datumu pošte in opisu zadeve. Vsebina pa je lahko pregledana v primerih, določenih v internih aktih podjetja.
