Potni nalogi morajo biti izpolnjeni točno in sproti

Potni nalogi morajo biti izpolnjeni točno in vedno, ko na službenih poteh nastanejo stroški.

Ker so potni nalogi računovodske listine, morajo omogočati spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenost povračila potnih stroškov, ki so nastali na službenem potovanju. Slovenski računovodski standardi (SRS) predpisujejo, kakšna mora biti oblika in vsebina potnih nalogov, da se lahko uporabijo kot knjigovodska listina.

Sestavljeni morajo biti tako, da vsebujejo vse podatke, na podlagi katerih lahko popolnoma jasno in brez dvoma vsaka strokovna oseba presodi naravo in obseg poslovnega dogodka, pojasnjujejo na Finančni upravi RS. Zanimalo nas je namreč, katere napake pri izpolnjevanju potnih nalogov najpogosteje ugotavljajo davčni inšpektorji

Potni nalogi – kaj je najpogosteje narobe?

Na Fursu pojasnjujejo, da najpogosteje ugotovijo, da potni nalogi niso dosledno izpolnjeni. Tako, na primer, ugotovijo, da pri sicer zaporednem številčenju nekateri potni nalogi manjkajo. »Ta nepravilnost vzbuja sum, da se potni nalogi ne pišejo redno oz. da se pišejo za nazaj,« dodajajo.

Ob tem ugotavljajo še druge pogoste napake pri izpolnjevanju potnih nalogov:

• Relacija poti ni dovolj natančno določena.
• Ob kraju prihoda in odhoda manjkajo postanki.
• Razlog za pot – službena naloga – ni dovolj natančno določena.
• Ni datuma in/ali odhoda in vrnitve.
• Ni navedene registrske številke službenega avtomobila.
• Napačen obračun kilometrine ali na večdnevnih potovanjih samo obračun kilometrine brez drugih stroškov.
• Manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov, ki je hkrati prejemnik izplačanih potnih stroškov.
• Manjkajo priloge.

Na Finančni upravi RS pojasnjujejo, da se po Uredbi o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo v 5. členu določa, da se povračilo stroškov v zvezi z delom ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. »Iz potnega naloga pa mora iti razvidna odobritev službene poti s strani delodajalca,« so izpostavili na Finančni upravi RS, kjer so nam pripravili obširna pojasnila v zvezi s potnimi nalogi.

Kot priznan odhodek, se štejejo dnevnice za službena potovanja, povračila stroška prevoza na službeni poti ter povračila stroškov za službena potovanja v tujino v višini, kot jih določa Uredba. Ti odhodki se ne vštevajo v osnovo za davek od osebnih prejemkov ter se priznavajo kot odhodek v smislu davka od dohodka pravnih oseb