Kadrovska evidenca – kaj mora vsebovati?

Kadrovska evidenca

Kadrovska evidenca mora biti urejena. Kako pa določa  Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti.

Zakon določa vrste in vsebino evidenc, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.

Torej, poleg tega, da mora podjetnik evidenco voditi, da se izogne kaznim zaradi neupoštevanja zakonov, te delodajalcu tudi olajšajo delo, prihrani čas, od njega pa zahtevajo tudi red in organiziranost.

Na podlagi omenjenega zakona morajo delodajalci voditi štiri evidence:

• Evidenco o zaposlenih delavcih. Ta je zelo obširna in med drugim zajema podatke o delavcu. To so ime, priimek, EMŠO, davčna številka, prebivališče, izobrazba, podatki o pogodbi o zaposlitvi. Če gre za tujca, mora vsebovati tudi vse podatke o delovnem dovoljenju.
• Evidenco o stroških dela. Vsebuje vse podatke o plačah, nadomestilih, regresu, povračilih stroškov, prispevkih za socialno varnost delavca. Dopolnjevati jo je potrebno mesečno.
• Evidenco o izrabi delovnega časa. Vsebuje podatke o opravljenem številu delovnih ur, nadurno delo, neopravljene ure. Namen vodenja je pridobitev podatkov za obračun plač, prav tako pa jo je potrebno voditi in dopolnjevati mesečno.
• Evidenco o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Kadrovska evidenca o zaposlenih delavcih se začne za vsakega delavca voditi z dnem, ko je sklenjena njegova pogodba o zaposlitvi in preneha pa z dnem, ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti se vodijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. V kolikor delodajalec preneha z dejavnostjo, arhiv prevzame Arhiv Republike Slovenije.

Hkrati morajo delodajalci na podlagi Zakona o varnosti in zdravju pri delu voditi tudi evidence s področja varnosti in zdravja pri delu.

Kvalitetno in strokovno kadrovsko svetovanje vam nudimo tudi v podjetja Data. Pripravimo vam lahko vse evidence s področja dela, v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti, poskrbimo pa lahkot udi za pripravo internih aktov in pravilnikov za vaše podjetje. Pokličete nas lahko na 01 600 1530 ali nam pišete na [email protected].

Pripravila: Patricia Zver Avanzo