Izognite se neučinkovitemu sestankovanju!

Kaj imajo skupnega kava z znancem zaradi določenega posla, delovno srečanje s projektnimi partnerji, reševanje težav s stranko?

Poslovni sestanki so najbolj učinkovito orodje za sporočanje poslovnih idej, namenov in strategij, zato je enostavno organiziranje, vodenje in sledenje dogovorom izjemnega pomena za uspešno poslovanje podjetja. Sodobni pristopi omogočajo lažjo organizacijo sestankov, saj so na voljo elektronski koledarji za lažje iskanje terminov udeležencev ter tudi prostih kapacitet sejnih sob. Brezplačne internetne videokonference omogočijo udeležbo na sestankih tudi deležnikom, ki fizično ne morejo biti prisotni, programska oprema za sprotno beleženje zapisnika pa omogoča zbiranje vseh potrebnih informacij naenkrat ter sprotno razdeljevanje nalog, z roki in pripetimi dokumenti za nadaljnje delo.

Katere težave sestankovanja lahko odpravite z uporabo sodobnih elektronskih orodij, vgrajenih v Office 365?

Enostavno iskanje ustreznih terminov

Iskanje skupnih prostih terminov s pomočjo elektronskih poslovnih urnikov je zares preprosto. Organizator določi, ali mora biti udeležba na sestanku fizična, ali zadostuje tudi prisotnost na daljavo (preko spletne ali telefonske konference). V tem primeru Outlook samodejno poskrbi tudi za tehnične podrobnosti, ustvari elektronsko konferenčno klicno »sobo«, dostopno preko spletnega brskalnika, ter skupno delovno okolje na strežniku za sodelovanje na daljavo SharePoint Online.

Preprosta rezervacija sejne sobe

Pri rezervaciji sejnih sob je izjemno dobrodošla funkcionalnost pregleda zasedenosti. Koledar sejne sobe je vedno na razpolago in rezervacije so lepo razvidne – tako se elegantno izognete zapletom z dvojnimi rezervacijami ali nerazpoložljivostjo iz kakršnegakoli razloga.

Učinkovito skupno beleženje zapisnika

Ko sestanek poteka, bodisi v živo ali preko spletne ali telefonske videokonference, lahko sodelujoči na sestanku sproti beležijo zapiske o zadevah, ki so dogovorjene. Aplikacija OneNote, ki je del zbirke Office 365, omogoča vnos besedila, prostoročno risanje skic ali rokopis, vnos slik, datotek, videoposnetkov ali zvočnih posnetkov. Še bolj uporabna je možnost skupnega pisanja zapisnika, ko lahko v zapisnik prispevajo vsi udeleženci hkrati, zapisnik pa je po končanem sestanku seveda na voljo vsem udeležencem. Tako ni več treba čakati, da bo posebej določena oseba po sestanku zapisnik razposlala v pregled in potrditev, na koncu pa še distribuirala finiširano verzijo.

Razdeljevanje nalog

Razdeljevanje nalog je na podlagi sprotnega zapisnika enostavno, dodeljenim nalogam pa lahko hitro in učinkovito pripnemo nanašajoče se dokumente, povezave, slikovno in drugo gradivo.

Sodelovanje pri izvajanju nalog

Z veliko stopnjo integriranosti mobilnega pisarniškega delovnega okolja je zagotovljeno tudi enostavno sodelovanje sodelavcev na projektnih datotekah. Pri tem je v izjemno korist samodejno sledenje različicam dokumentov, ki jih sodelavci obdelujejo, sledljivost popravkov in možnost hkratnega urejanja dokumentov pa zagotavljajo, da se noben podatek ne izgubi ali spregleda ter da nihče ne zamudi z vnosom pomembnih poslovnih informacij.

Vir: Mobilen365.si

Sodelujte v raziskavi o uporabi sodobne tehnologije in si prislužite brezžično miško!