Obvezne evidence za podjetja, ki zaposlujejo (2. del)

V 1. delu članka smo pisali, katere obvezne pravilnike mora imeti delodajalec, ki zaposluje, v 2. delu članka pa vas bomo seznanili katere obvezne evidence (kadrovske) morate voditi. Poleg tega, da so posamezne kadrovske evidence v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) obvezne, je njihovo vodenje tudi zelo smiselno. Slednje zaradi varnosti poslovanja in kadrovanja in glede poenostavitve operativnih kadrovskih postopkov. Nenazadnje je vodenje kadrovske evidence potrebno že zaradi nadzora in pregleda nad stanji in dogodki.

Informativni izračun plače

Kadrovskim evidencam pa morate posvetiti tudi posebno pozornost, saj se v njih zbirajo predvsem osebni podatki zaposlenih, katere pa je potrebno hraniti in voditi v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (GDPR).

Potrebujete pravno svetovanje? Posvetujte se z našo pravno službo in jim pišite na data@data.si.

Obvezne evidence za podjetja in ZEPDSV

ZEPDSV podrobno določa način vodenja in seznam evidenc, ki jih mora o delavcih voditi delodajalec. Prav tako slednji zakon določa katere podatke morajo te obvezne evidence vsebovati. Delodajalci morajo v skladu z 12. členom ZEPDSV voditi naslednje obvezne evidence:

1. EVIDENCA O ZAPOSLENIH: ta se vodi od dneva nastopa delavca do dneva prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Priporočljivo je voditi personalno mapo za vsakega delavca posebej, ipd.
2. EVIDENCA O STROŠKIH DELA: ta evidenca se dopolnjuje mesečno, in sicer glede vseh potrebnih podatkov, ki jih je potrebno voditi v skladu z ZEPDSV.
3. EVIDENCA O IZRABI DELOVNEGA ČASA: je velikokrat predmet inšpekcijskega nadzora in zato vsekakor pomembna, da jo vodi delodajalec v skladu z ZEPDSV.
4. EVIDENCA O OBLIKAH REŠEVANJA KOLEKTIVNIH SPOROV: je značilnejša za večja podjetja v primeru stavk in drugih kolektivno pravnih delovnih sporov.

Svet zakonov, pravilnikov in evidenc je za podjetnike pogosto zastrašujoč. A poslovanje, ki ni usklajeno z zakonodajo, se običajno slabo konča, lahko tudi z zaprtjem podjetja. Namreč zakonodaja določa,  da je delodajalec v prekršku, v kolikor zgoraj navedene obvezne evidence ne sprejme. Globe so sledeče:

– Pravna oseba: globa od 1.251,88 do 4.172,93 EUR.

– Odgovorna oseba pravne osebe: globa od 208,59 evra do 415,54 EUR.

Ste delodajalec, pa še vedno ne vodite obvezne evidence? Pravniki Data d.o.o. vam lahko svetujejo, ne samo katere obvezne evidence morate sprejeti in kaj se vodi v teh evidencah, temveč tudi kako se vodijo obvezne evidence. Namreč nekatere dokumente, ki so del obveznih evidenc je potrebno hraniti tudi trajno.

Želite podrobnejše svetovanje glede sprejetja obveznih evidenc? Potem pokličite našo pravno službo na 01 600 1530 ali jim pišite na data@data.si.

Potrebujete pravni nasvet? Pokličite naše pravnike na telefon 01 6001 528 ali jim pišite na data@data.si.