Go to Top

Kako pripraviti dobro prijavo za nepovratna sredstva?

Pasti časovnega načrtovanja

»Ravnokar smo opazili evropski razpis, katerega rok prijave je čez dva tedna. Čim hitreje se moramo organizirati in začeti s pripravo projekta.«

Če gre za večji evropski razpis – pozabite nanj. Mišljenje, da lahko v dveh tednih prijavimo uspešen projekt za nekaj sto tisoč evrov nepovratnih sredstev, je enostavno zgrešeno. Nepovratnih sredstev, kot pove že sama beseda, ni potrebno vračati, kar pa ne pomeni, da so zastonj. Konkurenca je velika in uspešni so lahko le projektni predlogi, za katerimi stojijo dobre in koristne ideje, obenem pa so kvalitetno zasnovani, pripravljeni in tudi privlačno predstavljeni. Za vse to pa je potreben čas. Čas je eden ključnih dejavnikov priprave prijavne dokumentacije.

Številne projektne prijave so na razpisih neuspešne ravno zaradi pomanjkljivega časovnega načrtovanja. Najprej je potrebno projektni predlog zasnovati in oblikovati. Idejo je potrebno prepričljivo predstaviti v prijavnih obrazcih. Z lahkoto je možno ločiti prijavo, ki je bila pripravljena v veliki naglici, od prijave, ki je rezultat načrtnega dela in postopnega razvoja projekta. Razdelati je potrebno finančni načrt. Pripraviti je potrebno vrsto prilog. Brez časovnega načrtovanja priprave prijavnice zato ne gre.

V okviru vsakega evropskega ali državnega programa podpor z nepovratnimi sredstvi (npr. Eco Innovations ali slovenski operativni programi) so objavljeni razpisi. Dobro časovno načrtovanje priprave projektnih prijav se začne z rednim spremljanjem objav razpisov. Če zanimiv razpis opazimo šele en mesec po njegovi objavi, je lahko že prepozno. Konkurenca bo medtem lahko že oblikovala kvalitetno idejo in pričela s pisanjem. Ritem objavljanja razpisov je od programa do programa različen:

  • Pri nekaterih programih so razpisi objavljeni enkrat letno, po možnosti v enakem delu leta.
  • Pri drugih programih razpisi izhajajo neredno. Potrebno je spremljanje vnaprejšnjih najav razpisov, v kolikor jih nosilec nekega programa sploh objavlja.
  • V obdobju trajanja nekaterih programov je objavljen en sam razpis.
  • Obstajajo pa tudi programi z več objavljenimi razpisi letno.

Nekateri razpisi so namenjeni partnerstvom. Nekatera partnerstva sestavlja več kot deset članov. Če ima vaše podjetje ali organizacija že utečeno sodelovanje s sorodnimi podjetji ali organizacijami sestava partnerstva ne bo predstavljala velikega izziva. Sicer pa lahko za samo sestavo partnerstva porabite več časa, kot za samo pisanje prijavnice. Pa tudi načrtovanje projekta se lahko zavleče, saj je potrebno vsebino in razdelitev denarja usklajevati med več partnerji. Kulturne in komunikacijske razlike med partnerji iz različnih držav tu nikakor niso v pomoč.

Vsak razpis ima svoj rok prijave, do katerega je potrebno oddati prijavno dokumentacijo. Nekateri razpisi imajo celo več prijavnih rokov, ali pa roka sploh ni – sredstva razpisovalec deli do porabe vseh sredstev.  Pri roku prijave se včasih upošteva poštni žig, včasih pa mora do danega trenutka prijava že biti pri razpisovalcu. Vse prijave, ki prispejo prepozno, romajo naravnost v koš za star papir, brez vsakršnih pomislekov. Na nekatere razpise se ne prijavljamo s papirnatimi prijavnicami, poslanimi po pošti ali osebno prinesenimi k razpisovalcu, ampak z elektronsko prijavo. S pomočjo internetne aplikacije izpolnjujemo elektronske obrazce ali pa na strežnik nalagamo datoteke. Ali to počnete zadnjo uro pred rokom? Nikakor niste edini. Strežnik razpisovalca tik pred rokom oddaje zaradi preobremenitve lahko tudi odpove. Čeprav zaradi tehnične napake strežnika ne boste mogli že napisane prijave oddati pred rokom, razpisovalec roka ne bo podaljšal.  Zato oddajte prijavo že dan pred razpisanim rokom.

Pri projektih, ki jih prijavljajo partnerstva, je potrebno prijavnici pogosto priložiti tudi pisma o nameri vseh partnerjev. Nekateri razpisi dovoljujejo faksirana pisma, druga pa zahtevajo originalna. Zato je potrebno pri načrtovanju priprave projekta upoštevati čas, ki je potreben da pisma pridejo od partnerjev do vodilnega partnerja, ki odda celotno prijavno dokumentacijo.

Načrtovati je potrebno tudi aktivnosti po oddaji prijavnice. Od roka za oddajo do objave rezultatov navadno pretečejo meseci, vračunati pa je potrebno še čas med objavo rezultatov in podpisom pogodbe z razpisovalcem. Pri številnih programih je šele takrat možno pričeti s projektnimi aktivnostmi, pri ostalih pa se aktivnosti lahko pričnejo že predhodno.

Na splošno velja, da lahko traja priprava evropskega projekta s partnerstvom več mesecev. Zelo dobro je s pripravo pričeti takoj, ko je razpis objavljen. Še bolje je, če začnemo že prej. Priprava projekta je hitrejša in učinkovitejša, če imajo pripravljavci ustrezne izkušnje oz. če jim pomagajo zunanji svetovalci. Pri snovanju projektov in pripravi prijavnic vam lahko pomagamo tudi izkušeni strokovnjaki podjetja DATA.

Avtor: dr. Janez Berdavs, Data d.o.o.

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja

Lahko uporabite te oznake HTML in atribute: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>